タスクの優先順位のつけ方
タスクの優先順位づけで迷ったら、判断の軸を「緊急度」と「重要度」の2つに絞るのが定番の方法です。この2軸で作る4象限のマトリクスはアイゼンハワーマトリクスと呼ばれ、どのタスクから手を付け、どれを後回しにし、どれをやめるかを一枚で判断できます。作り方から日々の運用までを説明します。
優先順位は緊急度と重要度の2軸で決める
10秒で分かる答え
- タスクを「緊急かどうか」「重要かどうか」の2軸で4つの象限に振り分ける
- 手を付ける順番は、①緊急かつ重要、②重要だが緊急でない、③緊急だが重要でない、④どちらでもない
- 成果を分けるのは②の扱い。締切がないせいで後回しにされやすい象限を、意識して守る
やることが多いときに「どれからやるか」を感覚で決めると、目の前の締切に追われ続けて、長期的に効くタスクが残り続けます。そこで判断軸を「締切が迫っているか（緊急度）」と「自分の目標に効くか（重要度）」の2つに絞ります。この2軸を掛け合わせた4象限の表は、提唱の由来からアイゼンハワーマトリクス（緊急度重要度マトリクス）と呼ばれています。
4つの象限の意味と扱い方
| 象限 | 性質 | 例 | 扱い方 |
|---|---|---|---|
| ① 緊急×重要 | 今日やらないと実害が出る | 今日締切の提出物、障害対応 | 最優先で今すぐやる |
| ② 重要×緊急でない | 締切はないが将来に効く | 資格の勉強、運動、仕組みづくり | 予定に組み込んで守る |
| ③ 緊急×重要でない | 急かされるが成果に直結しない | 返信、事務手続き | まとめて短時間で処理する |
| ④ どちらでもない | なくても困らない | なんとなくのSNS、惰性の作業 | やめる・減らす |
この表のいちばんの働きは、①を早く片付けることではなく、②と③を取り違えないようにすることです。急かされるタスク（③）は重要に見えます。逆に締切のないタスク（②）はいつでもできる気がして後回しになります。感覚に任せるとほぼ必ず③が②に勝つので、表に書いて位置を固定します。
タスクを振り分ける3ステップ
- 頭の中にあるやることを、大小混ぜてまず全部リストに書き出します。書き出す前に選別を始めないのがコツです
- 1つずつ、「今週中にやらないと実害があるか（緊急度）」「自分の目標や成果に効くか（重要度）」の2つの質問に、はい・いいえで答えて4象限のどれかに置きます
- ①は今日やります。②は「いつやるか」をカレンダーか今日のリストに落とし、③は処理時間を決めてまとめ、④は消します
迷ったタスクは、たいてい「緊急に見えるだけの③」です。そのタスクをやらなかったら1週間後に何が起きるかを想像すると、位置が決まります。
続けるためのコツ
コツは3つあります。まず、毎朝2分だけ表を見直すこと。前日の残りと新しいタスクを振り分け直します。象限は状況で動くので、締切が近づいた②は①に上がります。
次に、②から「今日の1件」を必ず今日のリストに入れること。①と③だけで1日が終わるのを防ぐ、いちばん簡単な仕掛けです。
最後に、表を視界に入れ続けること。マトリクスはノートの奥にしまうと機能しません。デスクに貼る、スマホの見える場所に置くなど、1日に何度も目に入る場所に置いてください。
紙とテンプレートとアプリ、どれで運用するか
| 手段 | 向いている場面 | 弱点 |
|---|---|---|
| 紙・ノートに4分割を書く | 今日1日分を朝に整理する | 書き直しが手間。持ち歩かないと見ない |
| テンプレート（Excel等） | 仕事のタスクを一覧管理する | 開かないと見えない。スマホで更新しづらい |
| 4象限型のタスク管理アプリ | 日常のタスクを都度追加・完了する | アプリを開く習慣がないと同じく見なくなる |
どの手段でも弱点は共通で、「見なくなったら終わり」という点です。Yondoはこの弱点への回答として、4象限マトリクスそのものをスマホのロック画面の壁紙に表示します。スマホを手に取るたびに優先順位ごとタスクが目に入るので、「表を見る」という習慣づけ自体が要らなくなります。仕組みはロック画面表示の仕組みの記事、使い方は使い方の記事にまとめてあります。
よくある質問
アイゼンハワーマトリクスの名前の由来は何ですか？
アメリカのアイゼンハワー元大統領の時間管理の考え方に由来するとされる呼び名です。「緊急度重要度マトリクス」「時間管理マトリクス」と呼ばれることもあり、指しているものは同じ2軸4象限の表です。
緊急度と重要度の違いがうまく判断できません
緊急度は「締切が迫っているか」という時間の話、重要度は「自分の目標や成果に効くか」という価値の話です。他人に急かされているだけのタスクは緊急ですが、重要とは限りません。判断に迷ったら「やらなかったら1週間後に何が困るか」を考えると分けやすくなります。
全部が「緊急かつ重要」に見えてしまいます
書き出したタスクの粒度が大きすぎることが多いです。「企画書を作る」を「構成を決める」「データを集める」のように分解すると、本当に今日やる部分は一部だと分かります。
テンプレートを探しています
紙に十字を書くだけでも成立するので、専用のテンプレートは必須ではありません。スマホで運用したい場合は、4象限で入力できるタスク管理アプリを使うほうが、書き直しの手間がなく続けやすくなります。